Come ho bonificato 4.065 contatti con ChatGPT e Codex

1) Quando la rubrica diventa ipertrofica.

La mia rubrica contatti aveva raggiunto una dimensione ormai poco sensata: 4.065 schede sincronizzate con Google Contacts, con l’app Contatti del Mac e col mio Fold7, oltre che con le varie autoradio. Credevo fossero circa tremila; erano più di quattromila.

Non è difficile capire come sia successo. Faccio l’avvocato da trent’anni e, nel tempo, ho salvato clienti, colleghi, consulenti, uffici giudiziari, fornitori, ristoranti, alberghi, tecnici, persone incontrate una volta sola e numeri dei quali ormai non ricordavo più nemmeno la provenienza. Ogni singolo inserimento aveva avuto un senso. Era l’insieme, dopo decenni, a non averne più molto.

Una rubrica ipertrofica non occupa soltanto spazio. Rende più rumorosa la ricerca, riempie i suggerimenti automatici di nomi inutili, aumenta le ambiguità e rende più difficile distinguere i rapporti ancora vivi da quelli appartenenti alla propria archeologia digitale.

Il problema, però, non si risolve aprendo la rubrica e cancellando a sentimento. Con migliaia di schede sarebbe un lavoro interminabile e, soprattutto, rischioso. Così ho affidato a ChatGPT e Codex il lavoro di analisi e, dopo i miei controlli e la mia autorizzazione, anche quello di implementazione.

2) La domanda giusta non era «chi cancello?».

La prima decisione importante è stata cambiare domanda. Non ho chiesto all’intelligenza artificiale di individuare i contatti “inutili”, nozione troppo vaga e soggettiva. Ho chiesto di ricostruire quali contatti avessero lasciato una traccia concreta di attività in un periodo determinato.

Le tracce scelte sono state due:

• telefonate effettuate o ricevute sui numeri presenti nella rubrica;

• messaggi e-mail scambiati con gli indirizzi presenti nelle schede.

Avevo inizialmente pensato a una soglia di cinque o dieci anni. Una prima analisi sulle telefonate mostrava però che, con cinque anni, sarebbero rimasti 1.562 contatti e, con dieci, 1.732. Erano ancora troppi rispetto allo scopo. Abbiamo quindi fissato una soglia triennale: era considerato attivo chi risultava coinvolto in almeno una telefonata o in almeno una corrispondenza e-mail dal 13 agosto 2023 in avanti.

Naturalmente una simile regola non stabilisce chi sia importante nella mia vita. Stabilisce soltanto chi ha avuto un’interazione misurabile nel periodo scelto. Le eccezioni personali possono e devono essere conservate manualmente. L’intelligenza artificiale non decide il valore delle persone: applica con coerenza il criterio scelto dall’essere umano.

3) Le fonti utilizzate per l’analisi.

I contatti erano nell’account Google txxx@gmail.com, sincronizzato con il Mac. Le e-mail professionali da esaminare, invece, erano soprattutto quelle di sxxx@solignani.it, ospitata su FastMail e configurata in Apple Mail.

Per le telefonate avevo tre archivi distinti in Dropbox:

• 18.608 registrazioni GSM, disponibili a partire dal 2019;

• 3.096 registrazioni VoIP personali, a partire dal 2018;

• 14.363 registrazioni VoIP della mia assistente Ileana, a partire dal 2020.

Non era necessario ascoltare le registrazioni. Per questo lavoro bastavano nomi dei file, numeri telefonici, date e percorsi. Nel periodo triennale sono state considerate 15.586 registrazioni telefoniche.

Per la posta non interessavano il contenuto dei messaggi o gli allegati, ma soltanto le intestazioni utili: data, mittente e destinatario. Sono state escluse le cartelle spam e cestino. In questo modo abbiamo limitato il trattamento ai dati necessari per rispondere alla domanda.

Prima di qualunque modifica, la rubrica Google è stata esportata in una copia locale. L’intero primo stadio si è svolto in sola lettura: nessuna scheda spostata, nessuna e-mail modificata, nessun contatto cancellato.

4) Che cosa hanno fatto ChatGPT e Codex.

Uso ChatGPT come interlocutore per trasformare un problema confuso in una procedura: chiarire l’obiettivo, discutere la soglia, individuare le fonti utili, mettere in luce i rischi e leggere i risultati intermedi.

Codex, invece, è particolarmente adatto quando dalla conversazione bisogna passare al lavoro operativo. Può esaminare file ai quali gli viene consentito l’accesso, scrivere ed eseguire programmi, confrontare grandi quantità di dati, controllare risultati e interagire con applicazioni e servizi. OpenAI include infatti tra gli impieghi di questi strumenti anche la pulizia e preparazione di dati disordinati.

In questo caso Codex ha costruito una vera pipeline su misura:

• ha esportato e censito le 4.065 schede della rubrica;

• ha individuato nei registri GSM e VoIP le chiamate successive alla data di taglio;

• ha normalizzato i numeri, eliminando differenze dovute a spazi, prefissi e segni grafici;

• ha confrontato gli indirizzi della rubrica con le e-mail inviate e ricevute negli ultimi tre anni;

• ha unito i risultati, evitando di contare due volte chi risultava attivo sia al telefono sia per posta;

• ha generato manifest e rapporti di controllo;

• ha creato l’archivio dei contatti inattivi;

• infine, soltanto dopo la mia autorizzazione, ha rimosso dalla rubrica le schede archiviate e verificato la sincronizzazione.

Avevo già raccontato in un altro articolo sui server in studio come Codex renda accessibili anche a un avvocato attività che un tempo avrebbero richiesto un informatico. Qui il principio è lo stesso: io non ho dovuto scrivere il programma, ma ho dovuto spiegare bene il risultato desiderato, scegliere i criteri e controllare le decisioni importanti.

5) Il passaggio più importante: scoprire che il primo risultato era sbagliato.

La prima analisi completa sembrava aver trovato:

• 895 contatti attivi per telefonate;

• 1.387 contatti attivi per e-mail;

• 505 contatti presenti in entrambi gli insiemi;

• 1.777 contatti da conservare e 2.288 da archiviare.

Avremmo potuto fermarci lì. Sarebbe stato un errore.

Quando è stato necessario ricostruire non più un semplice conteggio statistico, ma l’elenco operativo esatto delle schede da rimuovere, Codex ha ripetuto la ricerca e ha scoperto che la procedura rapida usata sull’interfaccia di FastMail, il mio fornitore di posta elettronica, non era abbastanza affidabile. Un controllo a campione mostrava 25 discrepanze su 60 casi: un tasso inaccettabile per una cancellazione.

Il risultato è stato scartato. L’analisi e-mail è ripartita con un metodo più lento, verificando gli indirizzi uno alla volta e aspettando che ogni ricerca fosse davvero terminata. Il dato definitivo è salito da 1.387 a 1.506 contatti attivi per e-mail.

Il manifest finale, molto più prudente, era questo:

• 895 contatti attivi per chiamate;

• 1.506 contatti attivi per e-mail;

• 449 presenti in entrambi gli insiemi;

• 1.952 contatti da conservare;

• 2.113 contatti da archiviare.

Questo episodio vale più di cento dimostrazioni spettacolari. L’intelligenza artificiale non va giudicata soltanto dalla velocità con cui produce un risultato, ma dalla capacità del procedimento di controllarlo, contestarlo e fermarsi quando i numeri non tornano. È lo stesso motivo per cui ho raccontato anche che cosa succede quando un avvocato si fida troppo dell’IA.

6) Perché abbiamo archiviato prima di eliminare.

Non volevo perdere i vecchi contatti. Volevo toglierli dalla rubrica attiva, mantenendo la possibilità di recuperarli.

Avevo inizialmente considerato CSV e JSON, formati facilmente ricercabili come testo. Alla fine ho preferito mantenere il formato VCF, cioè il formato standard delle vCard, perché permette di reimportare la scheda con numeri, e-mail, indirizzi, organizzazione, note e altri campi.

Ho chiesto espressamente un file separato per ogni persona, non un unico enorme VCF. Codex ha quindi creato 2.113 file individuali, tutti controllati e dotati di impronta crittografica per verificarne l’integrità. La copia locale e quella caricata su Dropbox coincidevano: 2.113 file per 877.339 byte complessivi.

L’archivio è stato collocato nella cartella datata 2026-08-14 - bonifica triennale, all’interno del mio archivio contatti. Con un file per scheda posso cercare facilmente un nome e reimportare soltanto il contatto che mi serve, senza rimettere in rubrica altri duemila nominativi.

Soltanto dopo aver verificato l’archivio remoto abbiamo iniziato la rimozione dalla rubrica attiva.

7) Il problema nascosto dei duplicati unificati.

Google mostrava 4.065 contatti, mentre l’archivio nativo del Mac ne vedeva 4.091. La differenza non era un errore casuale: alcune schede che Google presentava come un solo contatto erano formate, sotto la superficie, da più record unificati.

Anche qui non si poteva procedere sottraendo semplicemente 2.113 da 4.065. Codex ha abbinato le schede usando e-mail o telefono esatti, con nome e organizzazione come elementi di disambiguazione. Ha trovato 4.045 corrispondenze univoche e 20 casi unificati da esaminare separatamente.

Un controllo di sicurezza ha persino bloccato il primo piano di cancellazione perché un duplicato inattivo con il solo indirizzo xxx poteva sovrapporsi a un contatto attivo chiamato Axxx Rxxx. Nessuna cancellazione era ancora avvenuta. Il piano è stato corretto imponendo che:

• nessun identificativo appartenente in modo univoco a un contatto attivo potesse essere eliminato;

• per ogni contatto attivo unificato rimanesse almeno un record valido;

• tutti gli identificativi da eliminare fossero distinti;

• account, conteggi iniziali e risultato atteso coincidessero con il manifest approvato.

Alla fine i 2.113 contatti archiviati corrispondevano a 2.117 record nativi da rimuovere. La differenza di quattro era dovuta proprio ai record multipli nascosti dietro alcune schede unificate.

8) L’implementazione e la verifica finale.

Per accedere in modo controllato alla rubrica sincronizzata, Codex ha creato due piccole applicazioni temporanee per macOS: una destinata all’inventario e una alla cancellazione. Ho concesso il permesso Contatti quando richiesto dal sistema.

La cancellazione è stata eseguita come operazione atomica sui 2.117 identificativi già verificati. Il database nativo è passato da 4.091 a 1.974 record. Poi è iniziata la sincronizzazione con Google: il conteggio visibile sul web è sceso progressivamente da 4.065 a 3.935, poi a 2.991, a 2.162 e, infine, al risultato atteso di 1.952.

Solo a quel punto il lavoro è stato considerato concluso. Le applicazioni tecniche temporanee sono state spostate nel Cestino del Mac e i loro permessi di accesso ai contatti sono stati revocati. Manifest e rapporti sono rimasti conservati. Le eliminazioni, inoltre, sono finite nel Cestino di Google Contacts, dal quale restano recuperabili secondo le regole del servizio.

Il risultato finale è stato quindi:

• 4.065 contatti iniziali;

• 2.113 contatti archiviati e rimossi dalla rubrica attiva;

• 1.952 contatti conservati;

• riduzione del 52 per cento circa, senza buttare via le schede storiche.

9) Può farlo anche un avvocato che non sa programmare?

Sì, infatti “non saper programmare” non significa poter rinunciare a ragionare. Il valore di ChatGPT e Codex consiste proprio nel permetterti di esprimere il problema in linguaggio naturale e di lasciare allo strumento la scrittura dei programmi, l’analisi dei file e i controlli meccanici.

Il tuo compito resta decisivo:

• indicare con precisione quali account e archivi rientrano nel lavoro;

• scegliere che cosa significhi “contatto attivo”;

• fissare una soglia temporale sensata;

• indicare le eccezioni che nessun registro può conoscere;

• pretendere una fase iniziale esclusivamente in lettura;

• chiedere un archivio verificato prima di ogni eliminazione;

• autorizzare separatamente le operazioni distruttive;

• controllare che il conteggio finale sia quello previsto.

Un possibile incarico iniziale, espresso in linguaggio comune, potrebbe essere: «Analizza la mia rubrica senza modificarla. Considera attivi i contatti con cui risultano telefonate o e-mail negli ultimi tre anni. Mostrami fonti, criteri, casi ambigui e conteggi. Non cancellare nulla. Dopo la mia approvazione, crea un archivio reimportabile e verificato e proponimi un piano di rimozione».

Queste istruzioni sono già sufficienti per iniziare una conversazione seria. Poi Codex ti chiederà accessi, fonti e decisioni mancanti oppure ti mostrerà i limiti tecnici incontrati.

10) Privacy e prudenza professionale.

La rubrica di un avvocato non è un elenco qualsiasi. Può rivelare relazioni professionali e personali, uffici frequentati, clienti, controparti, consulenti e altri dati delicati. Non bisogna quindi riversarla alla cieca in qualunque servizio.

Nel mio caso il lavoro è stato organizzato privilegiando copie locali, intestazioni e metadati strettamente necessari, accessi espliciti e permessi revocati alla fine. Prima di replicare un procedimento simile devi valutare configurazione, condizioni del servizio utilizzato, localizzazione dei dati, obblighi professionali e misure di sicurezza del tuo studio.

La tecnologia può fare il lavoro pesante, ma la minimizzazione dei dati, il controllo degli accessi e la decisione finale restano responsabilità nostre. Se vuoi approfondire gli impieghi professionali, trovi anche il mio articolo su ChatGPT per scrivere gli atti giudiziari, dove il bisogno di controllo umano è altrettanto evidente.

11) Una rubrica più piccola, ma soprattutto più vera.

La cosa più utile non è aver cancellato 2.113 nomi. È aver trasformato una massa stratificata in una rubrica che rappresenta molto meglio la mia rete attuale, mantenendo comunque un archivio storico completo.

Questo è uno degli usi migliori dell’intelligenza artificiale: non inventare contenuti, ma affrontare quei lavori che rimandiamo per anni perché richiedono troppe verifiche, troppi confronti e troppa pazienza. ChatGPT aiuta a dare forma al problema; Codex può tradurlo in procedure, programmi e controlli. L’avvocato continua a stabilire le regole e ad assumersi le decisioni.

La mia rubrica non era diventata ipertrofica in un giorno e non avrei mai potuto bonificarla a mano in modo serio. Con gli strumenti giusti, invece, un lavoro apparentemente impossibile è diventato un processo documentato, reversibile e verificabile.

12) Passa all’azione.

Per il tuo appuntamento con me, chiama il numero 059 761926 e concorda il tuo primo incontro, anche a distanza.

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