Le password dello studio non possono stare in un quaderno

1 – Il quaderno sembra semplice finché non serve davvero.

Annotare password su un quaderno può apparire più sicuro del cloud. Ma cosa accade se viene perso, fotografato, lasciato in vista o custodito da una sola persona assente proprio quando serve? E come aggiorni tutte le copie quando una credenziale cambia?

Il problema non è soltanto dove scrivi la password. È l’intero ciclo di vita: creazione, uso, condivisione, modifica, revoca e recupero.

2 – Una password diversa per ogni servizio.

Riutilizzare la stessa parola significa trasformare la violazione di un servizio nella chiave per molti altri. Le credenziali devono essere lunghe, casuali e uniche. Nessuno dovrebbe essere costretto a ricordarle tutte.

Un gestore di password le conserva cifrate e compila quelle necessarie. Tu devi proteggere bene l’accesso principale, predisporre il recupero e usare l’autenticazione a più fattori quando il servizio la offre.

3 – Lo studio non è una sola persona.

Le credenziali condivise in messaggi o fogli informali non permettono di capire chi abbia accesso né di revocarlo senza cambiare tutto. Un sistema adatto al lavoro di gruppo consente invece di condividere soltanto ciò che serve e di rimuovere un collaboratore quando cambia ruolo o lascia lo studio.

Ogni persona dovrebbe avere, dove possibile, un proprio account. Questo migliora responsabilità, tracciabilità e sicurezza. Le eccezioni vanno conosciute e documentate.

4 – Prepara emergenze e passaggi di consegne.

Se soltanto tu sai come entrare nella PEC, nel sito o nel sistema di fatturazione, non sei indipendente: sei un punto unico di guasto. Serve una procedura protetta per le emergenze, con accessi di recupero aggiornati e indicazioni comprensibili a una persona autorizzata.

Non conservare codici di recupero accanto alla password principale. Verifica inoltre quali numeri ed email ricevono i codici, soprattutto dopo cambi di personale o dispositivi.

5 – Fai un inventario, non una caccia al tesoro.

Inizia elencando i servizi essenziali: posta, PEC, firma, gestionali, cloud, banche, sito, fornitori. Individua proprietario dell’account, metodo di recupero, autenticazione aggiuntiva e persone autorizzate. Poi migra gradualmente le credenziali.

Sul blog ho già parlato di come gestire credenziali e sistemi informatici e di Enpass come gestore di password. I prodotti cambiano, ma il principio resta: sicurezza utilizzabile, non segreti dispersi.

6 – Mettiamo ordine senza bloccare il lavoro.

Nel coaching possiamo preparare inventario, ruoli e procedura di migrazione, scegliendo strumenti proporzionati al tuo studio. Per un primo incontro, anche da remoto, chiamami o scrivimi su WhatsApp al 059 761926.

Iscriviti al blog: un sistema ordinato protegge i clienti e alleggerisce la mente. Se vuoi, scrivi nei commenti quale credenziale è oggi più difficile da gestire nel tuo studio, senza indicare ovviamente alcun dato segreto.