Come organizzare le chat di ChatGPT e Codex

1 – Quando le chat diventano troppe.

Quando cominci a usare seriamente ChatGPT, e ancora di più quando usi Codex per svolgere lavori concreti, le conversazioni aumentano con una velocità impressionante. All’inizio non sembra un problema: apri una chat, fai una domanda, ottieni una risposta e passi ad altro. Dopo qualche mese, però, la barra laterale rischia di assomigliare alla scrivania di un avvocato che non abbia mai fascicolato nulla.

Il problema non consiste soltanto nel ritrovare una risposta. Una chat conserva le premesse, i documenti esaminati, gli errori corretti, le decisioni prese e il linguaggio scelto. In una parola, conserva il contesto. Organizzare le chat significa quindi conservare una parte del lavoro già svolto e poterlo riprendere senza ricominciare ogni volta da zero.

2 – Il contesto è una parte del lavoro.

Immagina di usare ChatGPT per approfondire una questione giuridica. Nella conversazione spieghi i fatti, precisi quali documenti possiedi, correggi un equivoco, indichi la tesi che ti convince e infine chiedi una scaletta per un atto. Se due giorni dopo apri una chat nuova e scrivi soltanto «preparami l’atto», tutto quel patrimonio non è automaticamente presente.

La qualità del risultato dipende anche dalla qualità del contesto disponibile. Conviene quindi continuare la stessa chat quando stai ancora lavorando sul medesimo affare o sul medesimo risultato. Non perché l’intelligenza artificiale debba ricordare magicamente ogni cosa, ma perché nella conversazione sono già presenti le informazioni necessarie per capire ciò che stai facendo.

Devi evitare anche l’eccesso opposto. Una chat infinita nella quale parli prima di un ricorso, poi del router dello studio, poi di una vacanza e infine di una fattura diventa un minestrone. La mia regola pratica è semplice: una chat per ogni filone di lavoro coerente. Se cambia davvero l’obiettivo, apro una nuova conversazione.

3 – Dai a ogni chat un nome riconoscibile.

Il primo sistema di archiviazione è il titolo. «Nuova chat», «Problema» o «Domanda» non aiutano. Sono molto più efficaci titoli come «Comparsa Rossi contro Bianchi», «Automazione newsletter FLEB», «Configurazione server dello studio» oppure «Ordine dal fornitore».

Il titolo non deve raccontare tutta la storia: deve permetterti di riconoscere la conversazione in un secondo. Una volta trovato un buon nome, io tendo a lasciarlo stabile. Se lo modificassi continuamente in base all’ultimo messaggio, perderei proprio il punto di riferimento che avevo creato.

Anche la documentazione ufficiale di OpenAI suggerisce di assegnare alle conversazioni titoli brevi che descrivano il risultato. È una piccola abitudine, ma diventa preziosa quando le chat sono centinaia.

Pensa a inserire termini che un domani ti aiutino a ritrovarla quando fai una ricerca.

4 – Pinned: le conversazioni da tenere sempre a portata di mano.

Le chat alle quali torni spesso possono essere fissate in alto, cioè inserite tra le pinned. Ne avevo già parlato quando è comparsa la possibilità di fissare le conversazioni e continuo a considerarla molto utile.

Il pin, però, è soltanto un segnalibro. Fissare una chat non aggiunge contesto, non cambia i documenti ai quali può accedere e non la rende più intelligente: modifica soltanto la sua posizione nella barra laterale.

Per questo pinned non dovrebbe diventare un secondo magazzino generale. Se ci metti cinquanta conversazioni, non ne hai davvero fissata nessuna. Io la riserverei alle poche chat operative permanenti: quella usata per ritrovare le altre conversazioni, quella dedicata alle bozze, quella di una grande automazione in corso o quella con cui amministri un sistema dello studio.

5 – Le sezioni sono raccoglitori tematici.

Nell’app di Codex puoi creare sezioni personalizzate nella barra laterale e usarle per raggruppare visivamente le conversazioni. Un avvocato potrebbe creare, ad esempio, sezioni chiamate «Atti e pareri», «Organizzazione dello studio», «Tecnologia», «Contenuti e blog», «Formazione» e «Acquisti».

Nell’interfaccia che uso io l’ordine è questo:

• Progetti;
• Pinned;
• sezioni personalizzate;
• attività, cioè l’elenco ordinario delle chat.

Le sezioni, dunque, non si trovano dentro Pinned: sono un livello autonomo dell’organizzazione. Puoi rinominarle e riordinarle. Se una sezione non ti serve più, puoi eliminarla senza eliminare le conversazioni che conteneva: le chat restano disponibili nell’elenco generale. È come buttare un raccoglitore conservando i fascicoli.

6 – I progetti non sono semplici cartelle.

Le sezioni servono principalmente a mettere ordine nella barra laterale. I progetti fanno qualcosa di più: possono riunire chat, file, fonti e istruzioni comuni. Se lavori a un progetto editoriale, ad esempio, puoi avere una conversazione per la ricerca, una per la stesura e una per la revisione, mantenendo comuni le fonti e le regole di lavoro.

Per uno studio legale potresti creare un progetto dedicato alla redazione degli atti con le istruzioni di stile più importanti, oppure un progetto per una attività organizzativa destinata a continuare nel tempo. Devi naturalmente valutare sempre con attenzione quali informazioni e documenti affidare a un servizio di intelligenza artificiale, specialmente quando contengono dati riservati dei clienti.

La regola suggerita da OpenAI è ragionevole: crea un progetto quando il lavoro continua nel tempo, produce più risultati o dipende dagli stessi file e dalle stesse fonti; usa invece una chat autonoma quando la richiesta è circoscritta e autosufficiente.

7 – La mia chat «Trova chat».

Tra le conversazioni fissate ne tengo una chiamata semplicemente «Trova chat». La uso come un piccolo archivista personale. Quando ricordo di aver affrontato un argomento, ma non so più in quale conversazione, entro lì e chiedo a Codex di individuare e aprire la chat pertinente.

Mi è capitato, ad esempio, di dover recuperare una conversazione nella quale avevo preparato un messaggio per un ordine. Ho descritto ciò che ricordavo e Codex ha individuato la chat corretta, completa del testo e delle operazioni già svolte.

Ho mostrato questo metodo nello Short Crea la chat «trova chat», pubblicato sul canale YouTube di Fare l’avvocato è bellissimo. È un esempio molto semplice della differenza tra usare l’intelligenza artificiale come motore per domande occasionali e usarla come vero ambiente di lavoro.

La chat «Trova chat» non sostituisce l’ordine, ma lo rende più potente. Funziona meglio quando le altre conversazioni hanno nomi chiari e riguardano obiettivi coerenti.

8 – Sincronizzazione non significa spostamento del computer.

L’organizzazione è utile soltanto se la ritrovi sui diversi dispositivi collegati allo stesso account e allo stesso spazio di lavoro. Nel mio uso, progetti, chat fissate e sezioni compaiono anche quando passo da un computer al telefono. Talvolta l’app mobile deve essere aggiornata o riaperta prima di mostrare l’ultima disposizione.

Devi però distinguere la sincronizzazione dell’elenco dal computer sul quale Codex sta lavorando. Vedere dal telefono una chat avviata su un Mac non significa che il lavoro sia stato trasferito magicamente sul telefono. Il Mac, il PC o il server collegato continua a mettere a disposizione i propri file, programmi, permessi e strumenti. Il telefono diventa piuttosto un telecomando dal quale puoi leggere i risultati, dare una nuova istruzione o approvare un passaggio.

La documentazione sulle connessioni remote spiega che dall’app mobile puoi continuare le chat presenti su un Mac o un PC collegato, inviare istruzioni successive, controllare i risultati e passare tra diversi computer. La disponibilità di alcune funzioni può variare in base alla versione dell’app e alla distribuzione progressiva degli aggiornamenti.

9 – Un metodo semplice da adottare subito.

Non serve progettare un archivio perfetto. Puoi cominciare con quattro abitudini:

• apri una chat distinta per ogni risultato o filone di lavoro realmente autonomo;
• assegna un titolo breve ma riconoscibile;
• fissa soltanto le poche conversazioni alle quali torni continuamente;
• usa sezioni e progetti per separare l’ordine visivo dal contesto condiviso.

Poi puoi aggiungere una chat «Trova chat» e usarla come porta d’ingresso per recuperare il lavoro passato. Per un avvocato il vantaggio non è estetico: significa riprendere più velocemente una pratica, non perdere le correzioni già fatte, conservare il filo di una ricerca e ridurre le volte in cui devi spiegare tutto da capo.

L’intelligenza artificiale lavora meglio quando capisce il contesto; tu lavori meglio quando sai dove quel contesto si trova. È anche questo uno dei modi in cui la tecnologia può contribuire a rendere più bella e più sostenibile la pratica forense: non sostituendo il professionista, ma togliendogli di mezzo una parte del disordine.

10 – Guarda il metodo in azione.

Sul canale YouTube del blog trovi un esempio concreto e immediato:

• Crea la chat «trova chat».

11 – Porta più ordine anche nel tuo studio.

Se vuoi riorganizzare il tuo modo di lavorare, scegliere strumenti adatti e costruire procedure più sostenibili, chiama il numero 059 761926 per concordare un primo incontro con me: possiamo svolgerlo anche a distanza.

Iscriviti al canale YouTube «Fare l’avvocato è bellissimo»: magari non diventerai immortale, ma potrai lavorare con qualche idea in più.

Come organizzi oggi le tue chat? Raccontamelo nei commenti oppure lasciami una domanda: rispondo sempre volentieri.