Non puoi promettere scadenze ignorando la capacità
Il cliente chiede quando avrà il documento e tu rispondi: «Entro venerdì». Non hai ancora controllato l’agenda, ma venerdì sembra abbastanza lontano. Poi ricordi due udienze, un atto da studiare e una riunione già rinviata. La promessa appena fatta finirà nella sera o nel fine settimana.
Succede perché misuriamo il tempo dal calendario invece che dal lavoro che deve entrarci. Fra oggi e venerdì ci sono alcuni giorni; non significa che ci siano anche le ore di concentrazione necessarie. La capacità dello studio è questa: il lavoro che puoi svolgere correttamente con le risorse effettivamente disponibili.
1 – Gli spazi bianchi dell’agenda possono essere già occupati.
Molti professionisti registrano udienze e appuntamenti, ma non il tempo per leggere, scrivere e prepararsi. Quando guardano l’agenda, vedono un pomeriggio libero che in realtà deve contenere la preparazione di tre attività già promesse.
Il primo passo è rendere visibile quel lavoro. Non occorre descrivere ogni minuto: serve ricordare che una memoria, un parere o una trattativa richiedono spazi propri, oltre alle occasioni in cui incontri qualcuno.
2 – Prima di dare una data, fai una verifica breve.
Puoi dire al cliente che controllerai il carico e confermerai una previsione realistica. Una risposta ragionata poco dopo è più utile di una data immediata che dovrai spostare. La verifica può seguire pochi passaggi.
2.1 – Capire che cosa devi consegnare.
«Guardare i documenti» e «preparare una valutazione scritta con le alternative» non richiedono lo stesso lavoro. Definisci il risultato atteso e controlla se possiedi già tutti gli elementi necessari.
Se mancano documenti indispensabili, chiarisci come questo incida sulla previsione. Evita di far partire un termine di consegna su presupposti che il cliente non conosce.
2.2 – Stimare l’attività, compresa la revisione.
Considera lettura, ricerca, stesura, controllo e comunicazioni necessarie. Il tempo di scrittura è soltanto una parte. Se stai affrontando una questione nuova, riconosci l’incertezza della stima invece di trattarla come un lavoro già ripetuto molte volte.
Confrontare le previsioni con il tempo realmente impiegato nelle pratiche precedenti ti aiuta a diventare più preciso. L’obiettivo è imparare, non usare il cronometro per rimproverarti.
2.3 – Controllare gli impegni già assunti.
Guarda le scadenze obbligate, le consegne promesse, le udienze e il tempo per prepararle. Considera anche il lavoro che dipende da te pur essendo affidato a un collaboratore: delegare una bozza non elimina la revisione finale.
Il nuovo incarico entra in una situazione esistente. Non può essere pianificato come se tutti gli altri clienti smettessero di avere bisogno di te fino a venerdì.
2.4 – Lasciare un margine riconoscibile.
Se occupi tutte le ore disponibili con attività già previste, il primo imprevisto rende irrealistico il programma. Il margine serve a gestire ciò che non puoi conoscere in anticipo e a recuperare piccoli ritardi senza spostare l’intera settimana.
La sua misura dipende dal tuo lavoro. Puoi iniziare osservando quanto tempo viene assorbito normalmente da richieste e problemi inattesi, poi correggere la pianificazione sulla base di ciò che accade davvero.
3 – La scadenza legale e la promessa al cliente sono diverse.
Alcune date sono imposte dal procedimento e richiedono di organizzare il lavoro in funzione di quel limite. Altre dipendono da una previsione di servizio che concordi con il cliente. Non trattarle come se avessero la stessa origine.
Quando esiste una scadenza vincolante, prima di assumere l’incarico verifica di poterlo gestire correttamente. Quando puoi concordare la consegna, usa una data sostenibile e spiega le condizioni rilevanti. La fretta di rassicurare non deve creare un’urgenza che prima non esisteva.
4 – Un esempio mostra quanto costa una promessa automatica.
Immagina un esempio puramente illustrativo: in settimana hai alcuni blocchi utili alla scrittura, ma una parte serve già a preparare due udienze e un’altra è destinata a una consegna confermata. Il nuovo parere richiede più tempo di quello residuo.
Dire comunque «entro venerdì» significa scegliere implicitamente di spostare altro lavoro o di aggiungere ore. Se invece fai il controllo, puoi proporre una data diversa, concordare una prima valutazione circoscritta quando utile oppure riconoscere che non puoi assumere quell’impegno nei tempi richiesti.
5 – Chi prende gli appuntamenti deve vedere anche la capacità.
Se la segreteria riempie tutti gli spazi senza conoscere i blocchi di lavoro, la tua pianificazione viene cancellata da prenotazioni apparentemente legittime. Concorda quali ore siano disponibili per i colloqui e quali servano alle attività già assunte.
Anche le risposte ai clienti devono essere coerenti. Nessuno dovrebbe promettere «lo avrai domani» senza una verifica con chi deve prepararlo. Una formula condivisa per confermare tempi e disponibilità evita molte correzioni successive.
6 – Se la previsione cambia, avvisa quando puoi ancora offrire una scelta.
Un’attività può richiedere più tempo del previsto. Appena capisci che una consegna concordata è a rischio, valuta le conseguenze e informa il cliente in modo chiaro, proponendo le soluzioni praticabili.
Aspettare che sia il cliente a chiedere il documento aumenta il disagio e riduce la fiducia. La comunicazione tempestiva non risolve da sola il ritardo, ma permette di affrontarlo mentre esiste ancora spazio per organizzarsi.
7 – La sera non è una riserva illimitata.
Se ogni promessa viene mantenuta aggiungendo ore fuori programma, il sistema sembra funzionare soltanto perché sei tu ad assorbire continuamente lo scarto. Prima o poi ne risentono concentrazione, relazioni e salute.
È una dinamica che può contribuire al burn-out degli avvocati. Nel video dedicato al burn-out torno proprio sul bisogno di guardare le condizioni nelle quali esercitiamo la professione, oltre alla singola giornata difficile.
8 – L’affidabilità comincia da promesse sostenibili.
Il cliente non ha bisogno di sentirsi dire sempre che tutto arriverà prestissimo. Ha bisogno di una previsione credibile, di sapere da che cosa dipenda e di essere informato quando cambia il quadro.
Proteggere il tempo per fare bene ciò che hai assunto è parte del rispetto verso di lui. Ed è una delle condizioni per continuare a sentire che fare l’avvocato è bellissimo, senza trasformare ogni nuova richiesta in una rinuncia al riposo.
9 – Un approfondimento sul sovraccarico.
10 – Rivediamo la capacità reale del tuo studio.
Se vuoi costruire un’agenda che tenga conto anche del lavoro da svolgere, telefona allo 059 761926 e fissiamo un primo incontro. Possiamo farlo anche a distanza, ricostruendo insieme una tua settimana concreta.
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Che cosa ti porta più spesso a promettere tempi troppo stretti? Scrivilo nei commenti o lascia una domanda: ti rispondo volentieri.
Scopri di più da fare l’avvocato è bellissimo
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