TextExpander: scrivi meno e lavori meglio

1) Quante volte scrivi ogni giorno le stesse cose?

Un avvocato passa una parte sorprendente della giornata a riscrivere contenuti già scritti centinaia di volte: indirizzo dello studio, numero di telefono, codice fiscale, firma delle email, coordinate bancarie, istruzioni per un appuntamento, collegamenti per una videocall, risposte a domande ricorrenti e formule usate nella corrispondenza.

Ogni singola operazione richiede pochi secondi. Sommate per settimane, mesi e anni, queste ripetizioni diventano ore di lavoro sprecate. Aumentano inoltre la possibilità di commettere errori: una cifra sbagliata nell’IBAN, un collegamento non aggiornato, un numero di telefono incompleto o una formula copiata da un vecchio messaggio.

I programmi di espansione del testo servono a eliminare proprio questo lavoro meccanico. TextExpander è uno dei più noti e completi: gli affidi un testo e gli associ una breve abbreviazione. Quando digiti quell’abbreviazione, il programma la sostituisce con il contenuto completo.

2) Che cos’è uno snippet.

TextExpander chiama snippet ogni coppia formata da un’abbreviazione e dal contenuto che deve comparire. Puoi associare, per esempio, l’abbreviazione «;studio» all’indirizzo completo dello studio oppure «;firma» alla firma professionale con nome, recapiti e sito web.

Lo snippet può contenere una sola parola, diverse righe, collegamenti, testo formattato e persino immagini. L’abbreviazione dovrebbe essere breve, facile da ricordare e abbastanza particolare da non essere digitata per caso. Io preferisco iniziarla con un segno di punteggiatura, come il punto e virgola, così una normale parola non viene trasformata mentre sto scrivendo.

Una volta creato lo snippet, l’espansione funziona praticamente ovunque tu possa digitare: posta elettronica, gestionale, browser, editor di testo, messaggistica e moduli online. Non devi aprire un archivio, cercare un vecchio documento, copiare e incollare. Scrivi l’abbreviazione e il testo compare nel punto in cui si trova il cursore.

3) Gli utilizzi quotidiani nello studio legale.

Il primo livello è fatto di informazioni brevi e invariabili. Puoi creare snippet per i recapiti, la partita IVA, il codice fiscale, l’indirizzo PEC, il sito, il link al calendario degli appuntamenti, i riferimenti di una videoconferenza e le coordinate per un pagamento.

Il secondo livello comprende messaggi ricorrenti: conferma di un appuntamento, richiesta dei documenti necessari, istruzioni per collegarsi da remoto, comunicazione dell’avvenuto deposito, promemoria di pagamento, risposta iniziale a una richiesta di consulenza e indicazioni per raggiungere lo studio.

Il terzo livello riguarda strutture più ampie. Puoi predisporre lo scheletro di una mail, di una nota interna o di una comunicazione al cliente, lasciando vuoti i campi che cambiano. In questo modo non trasformi la comunicazione in un testo impersonale: elimini soltanto la parte ripetitiva e conservi tempo ed energie per ciò che richiede davvero attenzione.

TextExpander diventa così una piccola biblioteca operativa dello studio, richiamabile dalla tastiera nel momento esatto in cui serve.

4) La sincronizzazione tra Mac e dispositivi mobili.

Uno dei vantaggi più importanti è la sincronizzazione. Gli snippet definiti sul Mac vengono associati all’account TextExpander e rimangono aggiornati sugli altri dispositivi collegati. Correggi un numero, modifichi una firma o aggiungi una risposta sul computer e ritrovi la modifica anche sul dispositivo mobile.

Esiste anche una versione di TextExpander per Android, attualmente presentata come beta. Nella versione Android che utilizzo la funzione principale è richiamare ed espandere gli snippet già preparati: non posso definire comodamente nuovi snippet direttamente dal telefono. La creazione e l’organizzazione della libreria avvengono quindi sul Mac, dove lavorare è più semplice, e gli snippet sincronizzati diventano poi disponibili sul mio dispositivo Android preferito.

Non considero questo limite particolarmente grave. Sul telefono mi serve soprattutto usare rapidamente contenuti già controllati: l’indirizzo dello studio, un link, una risposta breve, un IBAN o le istruzioni per un appuntamento. La progettazione dei modelli, invece, è meglio farla con calma sul computer.

La beta Android richiede l’autorizzazione di accessibilità per intercettare le abbreviazioni e sostituirle con gli snippet. Conviene quindi installare l’applicazione ufficiale, leggere le autorizzazioni richieste e mantenere il software aggiornato.

5) Condividere gli snippet con l’assistente e i collaboratori.

TextExpander permette anche di condividere gruppi di snippet. Nel mio caso, alcuni contenuti possono essere messi a disposizione della mia assistente: indirizzi, indicazioni logistiche, formule di risposta, collegamenti, istruzioni per i clienti e altri testi che devono rimanere identici per tutti.

La condivisione non serve soltanto a risparmiare tempo. Serve a rendere uniforme il modo in cui lo studio comunica. Se cambia il link per fissare un appuntamento, non occorre avvisare ogni collaboratore e sperare che aggiorni il proprio modello: si modifica lo snippet condiviso e tutti utilizzano la versione corretta.

I gruppi condivisi possono avere permessi diversi. Un collaboratore può essere autorizzato soltanto a visualizzare ed espandere gli snippet, oppure anche a modificarli; chi gestisce il gruppo può inoltre amministrare accessi e impostazioni. Questo consente di distinguere i contenuti personali da quelli ufficiali dello studio e di evitare modifiche accidentali.

È bene organizzare i gruppi per argomento, per esempio «appuntamenti», «pagamenti», «assistenza clienti» e «comunicazioni dello studio». Gruppi piccoli e coerenti sono più facili da ricordare, condividere e mantenere.

6) Gli snippet avanzati con campi da compilare.

TextExpander non si limita a incollare testi fissi. Uno snippet può presentare, al momento dell’espansione, una finestra con campi da compilare. Puoi chiedere il nome del cliente, la data dell’appuntamento, l’orario, il numero della pratica o una breve nota e inserire automaticamente questi valori nei punti corretti del testo.

Se lo stesso nome compare tre volte nella comunicazione, lo digiti una sola volta: TextExpander può ripeterlo ovunque sia necessario. Sono disponibili campi su una riga, campi su più righe e sezioni facoltative che puoi includere o escludere prima di completare l’espansione.

Immagina uno snippet per confermare un appuntamento. Digiti l’abbreviazione, inserisci nome, giorno, ora e modalità dell’incontro, quindi ottieni una mail completa e personalizzata. La struttura resta sempre corretta, ma il messaggio si adatta al destinatario.

Puoi anche inserire automaticamente la data corrente o calcolare date future. È utile per promemoria, richieste di riscontro e comunicazioni che devono indicare un giorno determinato, purché il risultato venga sempre controllato prima dell’invio.

7) I menu a comparsa: un’abbreviazione, diverse scelte.

Tra le funzioni più comode ci sono i menu a comparsa, chiamati popup menu. Quando espandi lo snippet, TextExpander ti presenta un elenco di opzioni e inserisce quella che selezioni.

L’esempio più immediato è l’IBAN. Se lo studio utilizza due o tre banche, puoi creare un unico snippet con abbreviazione «;iban». Dopo averla digitata appare un menu con le diverse banche; scegli il conto desiderato e viene inserito l’IBAN corrispondente. Non devi ricordare più abbreviazioni e riduci il rischio di inviare le coordinate sbagliate.

Lo stesso sistema può essere usato per scegliere la sede dell’appuntamento, il professionista incaricato, il tipo di pagamento, la durata dell’incontro, la formula di saluto o la piattaforma della videoconferenza. Puoi anche combinare più menu e campi nello stesso snippet.

Per esempio, un unico modello di conferma potrebbe chiederti di scegliere tra incontro in studio, telefonico o da remoto; mostrare poi il campo per giorno e ora; inserire soltanto le istruzioni pertinenti alla modalità selezionata; concludere infine con la firma corretta. Da una breve abbreviazione nasce così un piccolo modulo intelligente.

8) Snippet opzionali, annidati e automatizzati.

Le sezioni opzionali permettono di decidere se includere una parte del testo. In una richiesta di documenti potresti attivare soltanto l’elenco relativo al tipo di pratica trattata. In una conferma di appuntamento potresti aggiungere, quando serve, il paragrafo sulle modalità di pagamento.

Gli snippet possono inoltre richiamare altri snippet. Una firma, un indirizzo o un’avvertenza mantenuti in un solo punto possono essere incorporati in modelli differenti. Se modifichi il contenuto di base, la correzione si riflette in tutti i testi che lo utilizzano. È il principio giusto per evitare copie divergenti della stessa informazione.

Su Mac e Windows sono disponibili anche funzioni più tecniche, come macro per date e orari e snippet basati su JavaScript, AppleScript o comandi di shell. Queste possibilità trasformano TextExpander in uno strumento di automazione molto potente, ma richiedono progettazione, test e prudenza maggiori rispetto a una semplice espansione di testo.

9) Che cosa non mettere negli snippet.

La comodità non deve far dimenticare la sicurezza. Non inserire password, codici temporanei, credenziali di accesso o altri segreti in uno snippet. Valuta con attenzione anche dati personali dei clienti, informazioni sanitarie, strategie difensive e contenuti coperti da particolare riservatezza.

Uno snippet condiviso dovrebbe contenere soltanto informazioni che tutte le persone autorizzate al gruppo possono legittimamente utilizzare. Quando un collaboratore lascia lo studio, il suo accesso deve essere revocato. Gli IBAN possono essere utili negli snippet, ma vanno protetti con permessi adeguati e controllati prima dell’invio, soprattutto quando sono disponibili più conti.

Conviene inoltre rivedere periodicamente la libreria. Un testo sbagliato moltiplicato automaticamente resta sbagliato: l’automazione amplifica sia l’efficienza sia gli errori. Ogni gruppo dovrebbe avere un responsabile e una data di revisione.

10) Come iniziare senza complicarti la vita.

Non partire costruendo cento snippet. Per una settimana osserva ciò che scrivi più volte e annotalo. Comincia con dieci contenuti semplici: firma, indirizzo, telefono, email, PEC, sito, link per gli appuntamenti, istruzioni per arrivare in studio e due risposte ricorrenti.

Scegli abbreviazioni coerenti e improbabili da digitare per errore. Dopo aver consolidato questa prima libreria, aggiungi un gruppo condiviso con la tua assistente e verifica che permessi e aggiornamenti funzionino come desideri. Soltanto in seguito crea modelli con campi, sezioni opzionali e menu a comparsa.

Le fonti ufficiali di TextExpander spiegano il funzionamento degli snippet in https://textexpander.com/learn/using/snippets, la condivisione dei gruppi in https://textexpander.com/learn/using/share, i campi personalizzabili in https://textexpander.com/blog/textexpander-how-to-personalize-your-snippets-with-fill-ins e l’attuale esperienza mobile in https://textexpander.com/mobile.

Il segreto non è usare TextExpander per scrivere al posto tuo. È usarlo per smettere di riscrivere ciò che hai già pensato, controllato e approvato. Il tempo recuperato può così tornare alle attività nelle quali il contributo dell’avvocato è davvero insostituibile.

11) Passa all’azione.

Per il tuo appuntamento con me, chiama il numero 059 761926 e concorda il tuo primo incontro, anche a distanza.

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