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tecnologia

Udienze in presenza: un metodo di annotazione.

In questo post, parlo di udienze in presenza per distinguerle da quelle a distanza o a trattazione scritta.

Quelle a trattazione scritta sono delle vere e proprie non udienze, l’ho detto ormai tante volte, e si traducono in una ulteriore memoria da depositare, sia pure più breve delle altre.

Quelle a distanza sono udienze che a me piacciono molto, la soluzioni sulla quale, a mio giudizio, avrebbe dovuto puntare la Cartabia, e personalmente tendo a fare tutte personalmente, sia perché sono poche sia perché si perde generalmente poco tempo a farle, non «mangiandoti» l’intera mattina ma tutt’al più un’ora, quando durano molto.

Le udienze a distanza via Microsoft Team tendo ad annotarle inserendole semplicemente in calendario.

Tutte le altre, cioè quelle da fare di persona in tribunale, le annoto, insieme ai miei colleghi di studio, in un foglio google on line, condiviso con tutti i membri dello studio, in modo che ognuno possa sia visionarlo che editarlo.

Ovviamente questo foglio è sottoposto a backup. Per fare questo, utilizzo un’applicazione che si chiama Insync, che mi tiene sincronizzato il mio google drive in un disco locale, a sua volta poi sottoposto ad ulteriori forme di backup.

Da vedere, un foglio google è Excel, quindi un foglio elettronico, dove si possono mettere in fila dati per righe e colonne, dando un formato specifico a determinate celle o righe o colonne di celle. Ad esempio, la colonna destinata a contenere l’indicazione della data dell’udienza vede il formato «data» come preimpostato.

Ho adottato un sistema del genere, nel lontano 2012, quando ho smesso di avere un gestionale e ho deciso di appoggiarmi, per tutte le attività dello studio, solo su servizi di utilità generale e non specificamente dedicati agli avvocati, per ragioni di semplicità, apertura e comodità di realizzazione delle strategie di backup – una decisione che non rimpiango affatto: a tutt’oggi, continuo a sconsigliare di usare un gestionale, pur dopo essermene costruito uno io stesso, illo tempore, con Access 97, che funziona ancora tanto è vero che ci sono studi che ancora lo utilizzano quotidianamente.

Ovviamente, creo un foglio o sottofoglio ogni volta che si passa ad un anno nuovo. In basso a sinistra, si possono vedere elencati tutti i sottofogli, corrispondenti ai diversi anni di «esercizio», nell’immagine qui sotto gli ultimi quattro.

20240226 - schermata.

Se noti, di fianco agli anni precedenti al corrente 2024 c’è un lucchetto.

Questo perché ogni volta che termina un anno chiudo il foglio mettendo una protezione, impedendo che per errore qualcuno vada a segnare in un anno diverso dal corrente un’udienza, cosa che per distrazione può sempre capitare.

Questa funzione di protezioe, offerta da fogli di google, è molto utile.

Naturalmente, il foglio elettronico è raggiungibile, consultabile e modificabile da qualsiasi dispositivo, sia da scrivania che mobile, e con qualsiasi sistema operativo, senza bisogno di installare niente, a condizione di disporre dei permessi necessari.

Personalmente, per aprire il foglio udienze utilizzo Alfred, il mio launcher di elezione sul Mac, con un workflow che legge i segnalibri di Mozilla Firefox. Per acedere al file, dunque, è sufficiente per me invocare Alfred e poi scrivere BM che sta per bookmark e «udienze», per vedere comparire il segnalibro che punta al file (Alfred fa una ricerca con la chiave «udienze» tra tutti i segnalibri di Firefox). Lo puoi vedere in azione nell’immagine che segue:

20240226 - schermata-1.

Per la modifica del file, utilizziamo un sistema di doppio controllo: l’udienza è inserita da me una volta che ricevo il provvedimento o il verbale in cui è prevista, poi, quando il documento viene mandato al cliente, viene mandato anche alla mia assistente che ha il compito di andare a controllare che io abbia inserito l’udienza in modo corretto.

In questo modo, e grazie a Dio, per il momento non abbiamo mai bucato un’udienza in diversi decenni…

E tu, che sistema utilizzi per annotare le tue udienze in presenza?

Scrivimelo qui sotto nei commenti.

Se hai domande sul mio sistema, ugualmente lascia un commento, risponderò.

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